Merencanakan sebuah kegiatan PR tidak cukup hanya dengan menentukan tema dan menjalankan acara. Dibutuhkan perencanaan yang terstruktur agar setiap langkah tepat sasaran dan hasil akhirnya memenuhi ekspektasi klien. Panduan 10 langkah berikut membantu Anda memastikan seluruh elemen penting tercakup dan program PR berjalan efektif.

Dalam praktik Public Relations, prosesnya selalu dimulai dari mengidentifikasi problem atau opportunity. Setelah itu, PR profesional melakukan riset, lalu merumuskan rencana atau rekomendasi tindakan. Ketika rencana disetujui klien, tahap berikutnya adalah mengomunikasikannya kepada audiens sasaran. Langkah terakhir adalah evaluasi, untuk menilai sejauh mana tujuan program tercapai.

Komponen Utama dalam Rencana PR

1. Situasi
Jelaskan profil klien serta permasalahan, kebutuhan, atau peluang yang melatarbelakangi program PR ini.

2. Deskripsi Acara
Berikan nama acara yang menarik dan relevan.
Tentukan lokasi sekaligus alasan pemilihannya.
Tetapkan tanggal dan waktu yang tepat dan jelaskan pertimbangannya.

3. Tujuan
Nyatakan tujuan spesifik yang ingin dicapai.
Pastikan tujuan bersifat SMART: Specific, Measurable, Attainable, Realistic, dan Time-bound.

4. Audiens
Identifikasi audiens target secara jelas dan spesifik.
Satu kalimat sudah cukup selama tepat sasaran.

5. Riset
Lampirkan data atau informasi penting terkait klien, masalah, atau audiens.
Gunakan statistik, grafik, atau visual lain untuk memperkuat analisis.

6. Pesan Kunci
Susun dua pesan utama yang ingin disampaikan kepada audiens.
Pesan dapat berupa ajakan, kalimat menarik, atau pernyataan inspiratif.

7. Strategi dan Taktik
Strategi menjelaskan pendekatan besar untuk mencapai tujuan.
Biasanya tidak terlihat langsung oleh audiens namun menjadi fondasi program.

Taktik adalah cara praktis mengeksekusi strategi melalui berbagai kanal komunikasi, seperti:

• kegiatan tatap muka
• media cetak
• siaran radio/TV
• media sosial
• situs web atau email
• media luar ruang, hadiah promosi, dan lainnya

Usulkan beberapa taktik untuk setiap strategi, meskipun nantinya hanya beberapa yang dipilih.

8. Evaluasi atau Pengukuran
Jelaskan bagaimana keberhasilan program akan dinilai.
Terdiri dari:

• Output: jumlah materi yang diproduksi, dipublikasikan, atau dibagikan.
• Outcome: respons, perubahan perilaku, atau hasil nyata yang dicapai dari program tersebut.